Existem diversos fatores que podem ser considerados como fundamentais para o sucesso de um projeto: bom planejamento, levantamento de requisitos adequado, entre outros. Porém todos convergem em um ponto: a necessidade de nos comunicarmos de forma eficiente e eficaz. Mas, antes de falarmos sobre eficiência e eficácia, no processo de comunicação, vamos entender seu processo, e seus agentes, conforme a figura abaixo.
O processo de comunicação é composto pelos agentes: Transmissor, aquele que envia a mensagem; e o Receptor, aquele que recebe a mensagem e prove um feedback ao Transmissor, para que a comunicação continue. A forma como a mensagem será transmitida – conversa, e-mail, telefone, etc., é o que chamamos de Meio.
Tornar a comunicação eficiente, significa fazer com que o Receptor entenda a mensagem, de maneira clara e adequada. Enquanto que tornar a comunicação eficaz, significa buscar o melhor Meio de entregá-la. Em ambos os casos, o mais importante é analisarmos o perfil da pessoa que receberá a mensagem, pois diferenças entre culturas, religiões, classes sociais, ou nacionalidade, podem fazer com que a mesma mensagem seja recebida de maneiras distintas.
Para exemplificar os conceitos acima, podemos observar um Gerente de Projetos (GP), que precisa se comunicar com os interessados no projeto (Stakeholders). Cada stakeholder possui uma visão distinta do projeto, de acordo com sua necessidade e experiência. Assim, ao criar um relatório para o diretor financeiro, o GP precisa entender quais expressões usar, como apresentar a informação – gráficos financeiros, neste caso – e qual o melhor meio para enviar a informação – uma matriz em Excel talvez seja a melhor opção. O mesmo relatório, talvez, não seja tão oportuno para o gestor de RH, que precisa de outras informações e em um outro formato, PowerPoint por exemplo.
Por fim, é muito importante que o Receptor envie um feedback ao Transmissor, para comprovar que entendeu a mensagem corretamente. Resumir os itens entendidos é uma boa maneira de enviar tal feedback e, somente com um feedback adequado, o Transmissor poderá ter certeza que o Receptor entendeu a mensagem enviada. Quanto mais curto for o processo entre o envio da mensagem e o recebimento do feedback, menor será o risco de mensagens serem recebidas inadequadamente e, por consequência, menor será o risco de falhas no projeto. A figura abaixo apresenta alguns Meios de comunicação. Na esquerda temos os Meios mais frios, que precisam de mais tempo para prover feedbacks. Quanto mais a direita, mais quente será o Meio, com menor tempo para envio do feedback.
Desta forma é possível observar que uma conversa pessoalmente é mais rica do que um documento em papel, pois os aspectos de uma conversa possuem mais do que palavras. Através de expressões corporais, pausas, indagações e questionamentos, é possível obter um ambiente mais rico de conhecimento e mitigam possíveis falhas de entendimento. A comunicação pode ser aprimorada, se a conversa tiver o apoio de um Quadro Branco, para funcionar como uma lousa, onde o Transmissor pode aprofundar uma explicação e facilitar o entendimento pelo Receptor.
Por fim, vale frisar que os conceitos de comunicação eficiente e eficaz atravessam as fronteiras de projetos e podem ser aplicados no dia-a-dia, em conversas formais e informais, dentro e fora do ambiente corporativo. Quando pensamos em nos comunicar, com parceiros, amigos ou parentes, precisamos pensar no perfil da pessoa que receberá a mensagem e qual o melhor Meio para transmitir tal mensagem.
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